Lista wystawców targów jako baza leadów B2B. Kto wystawia, ten kupuje

Firma, która płaci za stoisko na targach, właśnie powiedziała rynkowi trzy rzeczy: ma budżet, szuka nowych klientów albo dostawców i wysyła na kilka dni decydentów, którzy będą rozmawiać z obcymi ludźmi. Żaden rejestr publiczny nie daje takiego sygnału. Lista wystawców targów to dlatego jedna z najlepszych baz leadów B2B, jakie można zbudować, a zarazem jedna z najbardziej uciążliwych do zebrania ręcznie: katalogi organizatorów są w kilkunastu formatach, bez kontaktów, a po targach znikają. Zebraliśmy je w jedno miejsce. W module Targi masz 287 imprez w Polsce, 27 108 firm, które na nich wystawiały, i 16 891 gotowych kontaktów. Do tego osobny dział z 72 targami zagranicznymi i pełnymi listami wystawców z całego świata. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie jest w tej bazie, dla kogo ma sens, jak z niej korzystać krok po kroku i czego od niej nie oczekiwać.

Krótka odpowiedź: wejdź w kalendarz targów, wpisz branżę lub nazwę imprezy, otwórz listę wystawców i pobierz ją jako CSV z e-mailami, telefonami i NIP-ami. Kalendarz, liczby i podgląd list są darmowe, także bez logowania. Pełne kontakty i eksport dostajesz w planie PRO albo jako osobny dodatek do konta na niższym planie, do sprawdzenia w cenniku. Lista mówi, która firma wystawia i jak się z nią skontaktować; nie mówi, kto konkretnie w tej firmie decyduje ani ile wydała na stoisko.

Kilka pojęć na początek

Wystawca to firma, która wykupiła stoisko na targach i została wpisana do katalogu organizatora. Odwiedzający, dziennikarze i podwykonawcy nie są wystawcami i nie ma ich na listach. Katalog wystawców to lista publikowana przez organizatora na stronie targów, zwykle z nazwą firmy, numerem stoiska i adresem www, ale bez e-maila i telefonu. Wystąpienie to jedna firma na jednych targach; firma obecna na trzech imprezach ma trzy wystąpienia. Kontakt oznacza w tym module e-mail lub telefon; adres www i NIP podajemy osobno, bo www nie jest jeszcze kontaktem, a NIP służy do identyfikacji firmy w rejestrach. Edycja to jedno wydanie targów w danym roku; kalendarz traktuje każdą edycję jako osobną pozycję z własną listą.

Dlaczego wystawca to lepszy lead niż firma z rejestru

Baza firm z CEIDG czy KRS mówi, że firma istnieje. Lista wystawców mówi, że firma działa i inwestuje. Koszt udziału zależy od wielkości stoiska i rangi imprezy: samo miejsce na dużych targach branżowych to zwykle od kilkuset do ponad tysiąca złotych za metr kwadratowy, do tego zabudowa, grafika, transport eksponatów, hotele i czas kilku osób z zespołu przez kilka dni. Mały wystawca zamyka się w kilkunastu tysiącach złotych, duży wydaje kilkaset tysięcy. Nikt nie ponosi takich kosztów bez planu sprzedażowego na najbliższe miesiące.

Z punktu widzenia handlowca albo marketera oznacza to cztery konkretne przewagi:

• Budżet jest potwierdzony. Firma, która wystawia, ma pieniądze na marketing, reklamę, usługi, nowe narzędzia. Nie trzeba tego zgadywać po liczbie pracowników ani formie prawnej.
• Moment jest znany. Przed targami wystawca kupuje wszystko, co potrzebne do udanego wyjazdu. Po targach ma listę własnych leadów i szuka sposobów, żeby je obsłużyć. Termin targów jest jawny, więc wiesz nie tylko kto ma budżet, ale też kiedy go wydaje.
• Branża jest oczywista. Kto wystawia na targach obróbki drewna, produkuje albo sprzedaje maszyny do drewna. Kody PKD w rejestrach często nie oddają tego, czym firma naprawdę się zajmuje, bo przedsiębiorca wpisuje je sam przy rejestracji i rzadko aktualizuje.
• Jest naturalny pretekst do kontaktu. „Widziałem Państwa na liście wystawców ENERGETAB" działa lepiej niż zimny mail bez kontekstu, bo odbiorca wie, że piszesz do niego świadomie, a nie do całego rejestru.

Do tego dochodzi cecha, którą widać dopiero w zbiorze wielu targów: powtarzalność. Firma obecna na trzech, pięciu czy dziesięciu imprezach rocznie ma stały budżet eventowy i traktuje targi jako kanał sprzedaży. Takich firm w polskim dziale jest 4 935, a 412 z nich wystawia na pięciu lub więcej targach. Opisujemy je osobno w analizie wielokrotnych wystawców.

Czym ta lista różni się od innych źródeł leadów

Co dokładnie jest w bazie

Dział krajowy obejmuje targi branżowe i konsumenckie z całej Polski: Poznań, Kielce, Nadarzyn, Warszawę, Kraków, Gdańsk, Katowice, Wrocław, Łódź i mniejsze ośrodki. Listy pochodzą z oficjalnych katalogów wystawców publikowanych przez organizatorów, a kontakty z naszej hurtowni firm, czyli połączonych rejestrów CEIDG, KRS i REGON uzupełnionych o dane ze stron firmowych, z którą każdą pozycję dopasowaliśmy po adresie www i nazwie.

Kontakt to w praktyce adres e-mail (16 140 wystąpień w dziale polskim), telefon (14 115) i strona www (30 128). Dla 12 617 wystąpień znamy też NIP, co pozwala sprawdzić firmę w rejestrach, dołączyć dane rejestrowe albo wykluczyć własnych klientów przed wysyłką. Firmy bez kontaktu zostają na liście z nazwą i targami, bo sama informacja „kto wystawia" ma wartość, a kontakt można dopisać ręcznie. Skąd dokładnie pochodzi każda kolumna i dlaczego część firm nie ma kontaktu, wyjaśniamy w osobnym wpisie o źródłach danych.

Największe listy w dziale krajowym:

Odsetek wystawców z kontaktem różni się między targami i mówi coś o ich publiczności. Wysoki, jak na AGRO SHOW (57%), oznacza ustabilizowane firmy z rozbudowanymi stronami. Niski oznacza dużo firm zagranicznych, młodych albo małych, do których trudniej dotrzeć poza targami.

Dział targów zagranicznych

Dział zagraniczny to inna skala i inny cel. 48 z 72 imprez odbywa się w Niemczech (Anuga, bauma, IFAT, Ambiente, Automechanika), reszta w Holandii, Emiratach, Francji, Hiszpanii i innych krajach. Listy są pełne, ze wszystkich krajów, z zaznaczonym krajem każdego wystawcy. Filtr pochodzenia firmy pokazuje 2 683 wystąpienia firm z Polski, czyli gotową odpowiedź na pytanie, kto z Twojej branży eksportuje i gdzie go spotkasz. Kontakty do firm zagranicznych pochodzą z ich własnych stron, do polskich z hurtowni. Temu działowi poświęciliśmy osobny wpis.

Jak to działa: od kalendarza do pliku CSV

1. Znajdź targi swojej branży

Kalendarz pokazuje wszystkie imprezy jako karty ze zrzutem strony, opisem, terminem, miastem, liczbą wystawców i procentem pozycji z kontaktem. Wyszukiwarka działa inaczej niż w innych naszych narzędziach: szuka w opisach targów i tematyce, a nie w samej nazwie. Wpisujesz „pompy ciepła", „opakowania" albo „kosmetyki" i dostajesz imprezy, na których ta branża się wystawia, nawet gdy w nazwie targów nie ma tego słowa. Listę można zawęzić do nadchodzących terminów, do miasta, do minimalnej liczby wystawców i posortować po dacie, liczbie wystawców albo kontaktów.

Kalendarz targów z wyszukiwaniem po tematyce

2. Otwórz listę wystawców

Każde targi mają własną stronę z pełną listą firm. Przy nazwie widzisz miasto i województwo, e-mail, telefon, www i NIP, a w ostatniej kolumnie liczbę targów z naszej bazy, na których ta firma była. To ta kolumna mówi, kto jest okazjonalnym, a kto stałym wystawcą. Listę filtrujesz po nazwie firmy, województwie i obecności kontaktu, żeby od razu pracować tylko na pozycjach gotowych do wysyłki.

Bez konta z dostępem widzisz podgląd: wszystkie wiersze, ale czytelne są tylko pierwsze pozycje, a kontakty są zamaskowane. Podgląd celowo pokazuje całą długość listy, żebyś wiedział, ile firm jest na danych targach, zanim zdecydujesz o dostępie.

Lista wystawców jednych targów

3. Pracuj na całym dziale, nie na jednych targach

Strona Firmy łączy wystawców ze wszystkich imprez. Tu ustawiasz warunek „na co najmniej N targach", szukasz po nazwie firmy albo tematyce i dostajesz jedną listę z nazwami targów obok każdej firmy. Dostawca usług dla wystawców ustawi minimum trzy targi i ma 1 886 firm, które regularnie inwestują w obecność targową. Producent szukający dystrybutorów w branży wpisze jej nazwę i zobaczy, kto z niej wystawia gdziekolwiek w kraju.

Firmy obecne na co najmniej trzech targach

4. Pobierz i użyj

Każdy widok, po zalogowaniu na koncie z dostępem, ma eksport do CSV z tymi samymi filtrami, jakie ustawiłeś na ekranie. W pliku są te same kolumny: nazwa, NIP, miasto, województwo, www, e-mail, telefon, liczba targów i nazwy targów. Plik otwierasz w Excelu albo wgrywasz do CRM czy narzędzia do mailingu. Zapisane ustawienia filtrów możesz zachować jako szablon i wracać do nich po aktualizacji danych, gdy pojawi się lista kolejnej edycji.

Kto na tym zarabia: siedem scenariuszy

Kiedy ta baza nie jest dobrym wyborem

Lista wystawców nie zastąpi bazy rejestrowej, gdy Twoi klienci nie wystawiają. Lokalne usługi, mikrofirmy, wolne zawody i większość handlu detalicznego na targach branżowych się nie pokazuje; do nich lepiej pasują bazy z hurtowni filtrowane po PKD i lokalizacji. Nie sprawdzi się też w sprzedaży do konsumentów, bo wystawcy targów konsumenckich to firmy, a odwiedzających na listach nie ma. Jeśli potrzebujesz konkretnej osoby, na przykład dyrektora zakupów, lista daje firmę i skrzynkę ogólną, a osobę trzeba znaleźć samodzielnie, choćby dzwoniąc pod podany numer z pytaniem o właściwy dział.

Jak pracować z listą przed targami i po nich

Lista wystawców daje najwięcej, gdy używa się jej w rytmie kalendarza targowego. Sprawdzony schemat wygląda tak:

1. Sześć do ośmiu tygodni przed targami. Pobierasz listę wystawców, usuwasz własnych klientów i firmy z listy wykluczeń, dzielisz resztę na segmenty. Wystawcy właśnie domykają przygotowania, więc oferty usług około targowych trafiają w moment decyzji.
2. Dwa do trzech tygodni przed. Pierwsza wiadomość z propozycją spotkania na stoisku. Krótka, z odwołaniem do konkretnych targów. Handlowcy wystawcy planują wtedy grafik dyżurów i chętnie umawiają rozmowy, bo każda zaplanowana wizyta to mniejsze ryzyko pustego stoiska.
3. W trakcie targów. Lista w telefonie zamiast katalogu. Wiesz, kto jest w hali, znasz nazwy, możesz odhaczać odbyte rozmowy.
4. Pierwszy tydzień po targach. Kontakt z firmami, z którymi rozmawiałeś, i z tymi, do których nie dotarłeś. Wystawca wraca z własną listą leadów i szuka narzędzi, usług i partnerów, żeby je obsłużyć. Konkurencja też o tym wie, więc liczy się tempo.
5. Po sezonie. Widok „Firmy" z filtrem „na 3 i więcej targach" jako lista najważniejszych klientów na kolejny rok. To firmy, które będziesz spotykać wielokrotnie, więc warto zbudować z nimi relację, a nie jednorazową sprzedaż.

Pełny harmonogram z treścią wiadomości i najczęstszymi błędami opisaliśmy w wpisie o kampanii do wystawców.

Jak mierzyć, czy to działa

Kampania do wystawców daje się zmierzyć tak samo jak każda inna, ale ma jeden dodatkowy punkt odniesienia: tę samą treść wysłaną do listy z rejestru. Porównaj odsetek odpowiedzi, liczbę umówionych spotkań i koszt jednego spotkania w obu grupach. Zwykle lista wystawców wygrywa na odpowiedziach i spotkaniach, bo trafia do firm w momencie decyzji, a przegrywa na liczebności, bo jest krótsza. Jeśli po dwóch imprezach nie widzisz różnicy, sprawdź segmentację: najczęstszy błąd to jedna wiadomość do producentów maszyn i do sklepów z narzędziami na tych samych targach.

Prawo: co wolno zrobić z taką listą

Dane w module to dane firmowe opublikowane przez same firmy: w katalogu targów, w rejestrze publicznym albo na własnej stronie. Nazwa jednoosobowej działalności zawiera imię i nazwisko, więc podlega RODO; przetwarzamy ją na podstawie uzasadnionego interesu, a osoba może zgłosić sprzeciw, który egzekwujemy we wszystkich modułach. Wysyłka marketingowa e-mailem i telefon z ofertą podlegają przepisom o komunikacji elektronicznej, które obowiązują nadawcę niezależnie od źródła danych: kontakt firmowy z publicznej strony nie zwalnia z ich stosowania. W praktyce oznacza to indywidualne, rzeczowe wiadomości do adresów firmowych, z możliwością rezygnacji, a nie masową reklamę. Twoja prywatna lista wykluczeń na koncie usuwa z eksportów firmy, które poprosiły o zaprzestanie kontaktu, oraz Twoich klientów i konkurentów.

Skąd dane i dlaczego można im ufać

Źródłem list są katalogi wystawców publikowane przez organizatorów. Nie zgadujemy, kto „mógł" wystawiać, tylko odczytujemy oficjalne listy, a przy każdej firmie zapisujemy adres strony, z której pochodzi. Katalogi podają nazwę i zwykle adres www, rzadko cokolwiek więcej. Kontakty dokładamy sami, w dwu krokach.

Dla firm z Polski dopasowujemy wystawcę do naszej hurtowni firm po adresie www, potem po nazwie z formą prawną, na końcu po samej nazwie. Gdy jedna nazwa pasuje do dwu różnych firm w rejestrze, nie zgadujemy i zostawiamy pozycję bez kontaktu. Dzięki temu telefon przy nazwie należy do tej firmy, nie do imiennika z innego miasta. Dla wystawców zagranicznych odwiedzamy ich własne strony, a model językowy wybiera z tego, co strona zawiera, jeden firmowy e-mail i telefon; wartość, której nie było w treści strony, jest odrzucana. Liczby, odsetki i pełna lista ograniczeń są w wpisie o źródłach danych.

Co widzisz za darmo, a co w planie

Dostęp do monitoringów jest częścią planu PRO oraz dostępny jako dodatek do niższych planów, kupowany osobno dla modułu targów; szczegóły i ceny w cenniku. Dodatek jest czasowy, więc po jego wygaśnięciu listy wracają do trybu podglądu, a pobrane wcześniej pliki zostają u Ciebie.

Od czego zacząć

Otwórz kalendarz targów, wpisz swoją branżę i sprawdź, ile firm wystawia na najbliższych imprezach. Jeśli sprzedajesz wystawcom, zacznij od terminów w ciągu najbliższych dwu miesięcy. Jeśli szukasz klientów w branży, wejdź w widok „Firmy" i ustaw minimum dwa targi, żeby zobaczyć stałych graczy. Załóż konto, żeby zapisać filtry jako szablon, a dostęp do pełnych kontaktów włącz dopiero, gdy podgląd pokaże Ci listę, która jest warta wysyłki. Baza rośnie z każdą kolejną edycją, a raz zapisany szablon będzie działać na zaktualizowanych danych.