Ta sama firma cztery razy w CRM-ie. Jak usunąć duplikaty po NIP-ie

Otwierasz CRM, wpisujesz „Comarch” i dostajesz cztery karty: „Comarch S.A.”, „COMARCH SA”, „Comarh” i „Comarch Spółka Akcyjna Kraków”. Każdą założył inny handlowiec, w każdej jest inna historia rozmów. Takie duplikaty kosztują więcej, niż się wydaje. Ta sama firma dostaje dwa maile z tej samej kampanii, dwóch handlowców dzwoni do jednego klienta, a raport sprzedaży dzieli jednego klienta na cztery mniejsze. Nazwy nie da się użyć jako klucza, bo każdy zapisuje ją inaczej. NIP się nie zmienia i nie ma literówek. Pokazujemy na trzynastu prawdziwych wariantach nazw, jak przypisać NIP do każdej karty, które karty scalić, a których pod żadnym pozorem nie łączyć.

Krótka odpowiedź: wyeksportuj z CRM-u kolumnę z nazwami (i NIP-ami tam, gdzie są), wklej ją do wyszukiwarki NIP po nazwie firmy i scal karty, które dostały ten sam NIP. Uważaj na trzy przypadki: literówkę, która trafia w inną firmę, markę z kilkoma spółkami pod spodem i grupę spółek o prawie identycznych nazwach. NIP-y, które już masz w CRM-ie, sprawdź walidatorem NIP, bo część z nich ma błędną cyfrę albo należy do firm już zamkniętych.

Dlaczego nazwa firmy nie nadaje się na klucz

Ta sama spółka trafia do CRM-u pod nazwą z rejestru, z faktury, ze stopki maila, ze strony WWW albo z pamięci handlowca. Do tego dochodzą skróty form prawnych, cudzysłowy, wielkie litery i literówki. Wyszukiwanie duplikatów po nazwie w Excelu albo w samym CRM-ie wyłapie tylko identyczne zapisy. „COMARCH SA” i „Comarch S.A.” to dla arkusza dwie różne firmy.

Oto trzynaście wierszy, które wzięliśmy do testu. To typowy zestaw z CRM-u po kilku latach pracy kilku osób:

Trzynaście kart w CRM-ie to w rzeczywistości pięć albo sześć firm. Nie ma tu jednak prostej reguły „podobna nazwa, więc scal”. Dwie karty z „Comarch” w nazwie to różne spółki, a karta „Marbach sp. z o.o.” może dotyczyć jednej z dwóch firm.

Krok 1. Wyeksportuj nazwy (i NIP-y, które już masz)

Z CRM-u potrzebujesz jednej kolumny. Jeśli przy części kart jest już NIP, wklej go zamiast nazwy. Narzędzie rozpozna numer i dopasuje go wprost, bez zgadywania. Kolejność wierszy zostaje taka sama, więc wynik łatwo wkleić obok oryginalnej kolumny w arkuszu.

Krok 2. Dopasuj i przeczytaj podsumowanie

Przy porządkowaniu CRM-u liczba niejednoznacznych wierszy jest zwykle wyższa niż przy świeżych listach. Handlowcy wpisują krótkie nazwy handlowe, a pod jedną marką działa często kilka spółek.

Krok 3. Rozpoznaj pułapki, zanim cokolwiek scalisz

Marka to nie spółka

Tu automat nie rozstrzygnie za Ciebie i nie powinien. O tym, czy to ten sam klient, decyduje to, kto płacił Twoje faktury. Sprawdź NIP nabywcy na ostatniej fakturze albo domenę e-maila osoby kontaktowej. Dwie spółki z jednej grupy to dla Ciebie dwóch kontrahentów: osobne umowy, osobne faktury, często różni decydenci.

Literówka, która trafia w inną firmę

To najgroźniejszy przypadek przy czyszczeniu bazy, bo wynik wygląda wiarygodnie. Jest NIP, jest adres, ocena podobieństwa wysoka. Jeśli przyjmiesz go bez patrzenia, przypiszesz historię klienta obcej firmie. Zasada jest prosta: przy wierszach z alternatywami zawsze czytaj miasto i PKD, a wybór poprawiaj jednym kliknięciem.

Warianty tej samej spółki: scalaj śmiało

Gdy różne zapisy dają ten sam NIP i nie ma alternatyw, możesz je scalić bez wahania. W naszym teście cztery karty Global Colors to jeden klient.

Grupa spółek o prawie identycznych nazwach

Krótka karta „Marbach sp. z o.o.” wymaga sprawdzenia w historii: z którą spółką była umowa? Dopóki tego nie wiesz, nie scalaj jej z żadną z dwóch pozostałych.

Znaki specjalne w nazwie

Krok 4. Scal karty według NIP-u

Gdy każda karta ma już NIP, samo scalenie jest mechaniczne. Kilka zasad, które oszczędzą Ci sporów w zespole:

1. Zostaw kartę z najnowszą aktywnością i przenieś do niej notatki, zadania i osoby kontaktowe z pozostałych.
2. Nazwę weź z rejestru, a nie z żadnej z kart. Wtedy kolejna osoba wyszukująca firmę trafi w ten sam zapis.
3. NIP ustaw jako pole obowiązkowe przy zakładaniu nowej firmy, a w większości CRM-ów także jako pole unikalne. To jedyne ustawienie, które zatrzyma nowe duplikaty.
4. Nie scalaj spółek z jednej grupy tylko dlatego, że mają wspólną markę. Jeśli chcesz je widzieć razem, użyj relacji „spółka nadrzędna” albo tagu grupy.

Krok 5. Sprawdź NIP-y, które już były w CRM-ie

Karty z NIP-em wpisanym ręcznie też trzeba przejrzeć. Przy przepisywaniu z faktury albo z maila łatwo zamienić dwie cyfry. Taki NIP wygląda dobrze, ale nie należy do żadnej firmy albo, co gorsze, należy do innej. Walidator NIP sprawdza sumę kontrolną i od razu szuka numeru w rejestrach.

Druga rzecz, którą warto wyłapać przy okazji, to firmy, które przestały działać. W CRM-ie wiszą jako „klient nieaktywny” albo „do odświeżenia”, a handlowcy co jakiś czas do nich wracają.

Co zyskujesz, mając NIP przy każdej karcie

• Kampanie bez dublowania. Jedna firma dostaje jedną wiadomość, a wypisanie się z listy działa dla całej firmy, nie dla jednej z czterech kart.
• Zakup baz bez płacenia za własnych klientów. NIP-y obecnych klientów wgrywasz do listy wykluczeń i nie pojawią się w żadnej pobieranej bazie.
• Podobni klienci. Z listy NIP-ów najlepszych klientów moduł Znajdź podobnych klientów buduje profil branży, wielkości i regionu, a potem wyszukuje firmy, które do niego pasują.
• Faktury bez poprawek. W KSeF fakturę adresuje NIP nabywcy, więc poprawny NIP w kartotece oznacza mniej korekt.

Pełną instrukcję obsługi samego narzędzia, z limitami i eksportem do CSV, znajdziesz we wpisie Jak znaleźć NIP firmy po nazwie.

Przypisz NIP-y do kart w swoim CRM-ie →