Ile kosztuje baza firm? Cennik według branży, regionu i zakresu danych

Ile kosztuje baza firm? Na polskim rynku zapłacisz od kilku groszy do ponad 2 zł za rekord, w zależności od tego, co ten rekord zawiera. W modelu subskrypcyjnym bazy.biz kontakt kosztuje od 0,04 do 0,10 zł. Baza dedykowana, budowana na zamówienie pod konkretny profil klienta, to wydatek 0,15 do 0,20 zł netto za rekord przy minimalnym zamówieniu 600 zł. Klasyczni brokerzy danych i agencje leadgenowe liczą od 0,50 zł do ponad 2 zł za rekord wzbogacony o osoby decyzyjne. Poniżej rozkładam ten cennik na czynniki: pokazuję, jak na cenę wpływa zakres danych, wielkość branży i region, oraz jak policzyć, który model zakupu opłaca się przy Twojej skali.

Krótka odpowiedź: rekord z samymi danymi rejestrowymi (nazwa, NIP, adres, PKD) jest tani albo darmowy. Płacisz za kontakt, czyli telefon i e-mail, bo tych danych nie ma w rejestrach i trzeba je zdobyć osobno. Realne widełki w 2026 roku: 0,04 do 0,10 zł za kontakt z gotowych baz w subskrypcji, 0,15 do 0,20 zł za rekord bazy dedykowanej, 0,50 do 2 zł u brokerów sprzedających dane z osobami decyzyjnymi.

Od czego zależy cena bazy firm

Cena, którą widzisz w cenniku dostawcy, jest wypadkową czterech rzeczy:

1. Zakres danych w rekordzie. Sama nazwa z NIP-em kosztuje grosze. Rekord z telefonem i e-mailem kosztuje kilkanaście groszy. Rekord z imieniem i nazwiskiem osoby decyzyjnej oraz jej służbowym adresem potrafi kosztować 2 zł i więcej. To najsilniejszy czynnik cenowy, silniejszy niż branża i region razem wzięte.
2. Liczebność grupy docelowej. Baza 500 stomatologów z trzech województw to inny projekt niż baza 100 tysięcy firm budowlanych. Mały, precyzyjnie wycięty segment oznacza wyższą cenę jednostkową, bo koszt przygotowania rozkłada się na mniej rekordów.
3. Świeżość i weryfikacja. Firmy w Polsce masowo powstają, zawieszają się i znikają. Baza aktualizowana na bieżąco, z odfiltrowanymi podmiotami wykreślonymi i zawieszonymi, kosztuje więcej niż jednorazowy zrzut sprzed roku. Ten drugi bywa tańszy na fakturze, ale droższy w kampanii: płacisz wysyłką na martwe adresy.
4. Model zakupu. Subskrypcja z pulą kontaktów, jednorazowe doładowanie i baza szyta na miarę mają różne stawki za rekord. Różnice opisuję w sekcji o modelach rozliczeń.

Zakres danych, czyli za co naprawdę płacisz

W CEIDG ani w KRS nie znajdziesz adresu e-mail firmy. Rejestry publiczne zawierają dane identyfikacyjne i adresowe, ale kontakt trzeba pozyskać z innych źródeł: ze stron internetowych firm, z wizytówek w mapach, z katalogów branżowych. To jest właśnie praca, za którą płacisz kupując bazę.

Skala tego problemu jest konkretna. W naszej bazie jest 4,8 mln aktywnych firm. Publicznie dostępny adres e-mail udaje się ustalić i zweryfikować dla około 1,3 mln z nich (27%), a numer telefonu dla około miliona (22%). Pozostałe firmy po prostu nigdzie nie publikują kontaktu. Dlatego dostawca, który obiecuje "bazę 4 mln firm z e-mailami", powinien zapalić Ci lampkę ostrzegawczą: takich danych nie ma nikt.

Orientacyjny wpływ zakresu danych na cenę rekordu:

Prosta zasada: płać za te pola, których faktycznie użyjesz. Do kampanii cold mailingowej potrzebujesz e-maila i nazwy firmy. Do telemarketingu telefonu. Dane finansowe i osoby decyzyjne mają sens przy sprzedaży drogich usług do większych spółek, gdzie pojedynczy kontrakt uzasadnia droższy rekord.

Cena a branża

Stawka za rekord jest w większości branż podobna. To, co się zmienia, to wolumen, a więc budżet całego zakupu. Liczby aktywnych firm według głównego PKD z naszej bazy:

* Szacunek przy założeniu, że kupujesz rekordy z kontaktem e-mail (a nie całą populację branży) w planie BIZNES. Realne pokrycie e-mailem różni się między branżami.

Branża wpływa na cenę jeszcze w jeden sposób. Tam, gdzie działalność jest regulowana (apteki, przewoźnicy, placówki medyczne, instalatorzy OZE), samo PKD nie wystarcza i bazę trzeba krzyżować z rejestrami branżowymi albo dobierać firmy ze scrapingu map i wyszukiwarek. Taka robota to już projekt dedykowany, rozliczany według wyższej stawki 0,15 do 0,20 zł za rekord, bo część pracy wykonuje człowiek, nie skrypt.

Cena a region

Filtr regionalny nie zmienia stawki za rekord, zmienia wolumen. Samo województwo mazowieckie to 861 tys. aktywnych firm, około 18% całego rynku. Jeśli sprzedajesz lokalnie, na przykład obsługujesz klientów w promieniu 50 km od siedziby, zawężenie bazy do dwóch czy trzech powiatów obniży koszt zakupu kilkukrotnie i jednocześnie podniesie skuteczność kampanii, bo piszesz do firm, do których faktycznie dojedziesz.

Filtr regionu w praktyce: aktywne firmy z kodem PKD 43 (roboty budowlane specjalistyczne) w samym województwie mazowieckim to 157 197 rekordów. Liczbę widzisz przed pobraniem, więc budżet znasz z góry.

Jedyny cenowy haczyk regionów to minima zamówień przy bazach dedykowanych. Gdy grupa docelowa po nałożeniu filtra branży i powiatu kurczy się do kilkuset rekordów, zapłacisz stawkę minimalną (u nas 600 zł netto za rynek), niezależnie od tego, że rekordów jest mało. Przy tak wąskich grupach zwykle taniej wychodzi subskrypcja i samodzielne wyfiltrowanie firm w wyszukiwarce.

Modele rozliczeń: subskrypcja, doładowanie, baza dedykowana

Na rynku spotkasz trzy modele zakupu. W bazy.biz wyglądają tak:

1. Subskrypcja tokenowa. Płacisz miesięcznie za pulę tokenów, 1 token = 1 pobrany kontakt z gotowych baz. Sam filtrujesz po PKD, regionie i dostępności kontaktów, pobierasz CSV lub XLSX:

Plany subskrypcyjne w bazy.biz: im większa pula tokenów, tym niższa cena za kontakt - od 0,10 zł w MIKRO do 0,04 zł w AGENCY. Do tego darmowy 7-dniowy plan TEST z 50 kontaktami.

2. Doładowanie jednorazowe. Bez abonamentu: kupujesz pakiet tokenów bez limitu czasu i zużywasz go we własnym tempie. Stawka za kontakt jest wyższa niż w subskrypcji, ale nic się nie odnawia i nie przepada. Dobre na pierwszy, testowy zakup albo kampanie robione raz na kwartał.

3. Baza dedykowana na zamówienie. Gdy grupy docelowej nie da się wyciąć samym PKD (regulowane branże, firmy o konkretnym profilu, rynki zagraniczne), bazę budujemy ręcznie: rejestry, scraping map i wyszukiwarek, weryfikacja stron. Stawka: 0,20 zł netto za rekord, 0,15 zł przy pakiecie kilku rynków, minimum 600 zł netto za rynek. Osobno wyceniamy wzbogacenie o profile LinkedIn.

Który model wybrać? Jeśli Twoją grupę docelową opisuje kombinacja PKD + region, subskrypcja będzie zawsze najtańsza. Baza dedykowana ma sens wtedy, gdy lista firm wymaga researchu, którego nie zrobi żaden filtr.

Baza za darmo z rejestrów: ile kosztuje naprawdę

CEIDG i REGON udostępniają dane bezpłatnie, więc kusi wniosek, że baza firm może kosztować 0 zł. Rachunek wygląda inaczej. Po pierwsze, pobranie i sklejenie danych z rejestrów wymaga obsługi API, deduplikacji i odfiltrowania firm zawieszonych i wykreślonych, czyli co najmniej kilkunastu godzin pracy technicznej. Po drugie, i to jest problem zasadniczy, rejestry nie zawierają adresów e-mail, a bez nich baza nie nadaje się do kampanii. Uzupełnienie kontaktów dla kilku tysięcy firm to samodzielny crawl stron WWW albo ręczne wyszukiwanie po kilkadziesiąt sekund na firmę.

Przy stawce choćby 50 zł za godzinę własnej pracy "darmowa" baza 2 000 firm z kontaktami wychodzi drożej niż jakikolwiek płatny model z tej strony. Szczegółowe porównanie wszystkich źródeł zrobiliśmy w tekście Gdzie kupić bazę danych firm? Porównanie źródeł i cen.

Jak policzyć, czy baza się zwróci

Prosty rachunek na przykładzie planu BIZNES (200 zł netto, 2 500 kontaktów):

• wysyłasz cold mailing na 2 500 adresów; przy zweryfikowanych danych do skrzynek dociera ok. 95% wiadomości,
• przy przeciętnej kampanii B2B reply rate 2-3% daje 50-75 odpowiedzi,
• z tego realnie 10-20 rozmów handlowych i, przy konwersji 20%, 2-4 nowych klientów.

Koszt bazy w tym scenariuszu to 3-4 zł za odpowiedź i 50-100 zł za pozyskanego klienta. Dla porównania: koszt leada z Google Ads w konkurencyjnych branżach B2B zaczyna się od 100 zł i rośnie. Baza nie jest więc pozycją, na której opłaca się oszczędzać do zera, bo różnica między planem za 50 zł a planem za 200 zł jest mniejsza niż koszt jednej straconej szansy sprzedażowej.

Odwrotna strona tego rachunku: tania, nieaktualna baza kosztuje więcej, niż na niej oszczędzisz. Wysyłka na martwe adresy podnosi bounce rate, a to psuje reputację domeny i obniża dostarczalność kolejnych kampanii. Cena za rekord jest ważna, ale dopiero po sprawdzeniu, skąd dane pochodzą i kiedy były aktualizowane.

Ile kosztuje baza firm: najkrótsze możliwe streszczenie

Za kontakt z gotowej bazy zapłacisz w subskrypcji od 0,04 do 0,10 zł. Za rekord bazy dedykowanej 0,15 do 0,20 zł netto przy minimum 600 zł za rynek. Za rekordy z osobami decyzyjnymi u brokerów 0,50 do 2 zł i więcej. O ostatecznym budżecie decyduje wolumen (branża i region), a o sensowności wydatku zakres danych i ich aktualność.

Najtaniej jest sprawdzić na własnej grupie docelowej: załóż darmowe konto testowe, przefiltruj 4,8 mln aktywnych firm po swoim PKD i regionie i pobierz 50 kontaktów bezpłatnie, zanim wydasz pierwszą złotówkę.