Handelsregister: jak sprawdzić niemiecką firmę

Handelsregister to niemiecki rejestr handlowy, odpowiednik naszego KRS. Sprawdzisz w nim, czy firma z Niemiec naprawdę istnieje, kto ją reprezentuje, jaki ma kapitał i czy nie jest w likwidacji. Od 1 sierpnia 2022 roku wydruki i dokumenty z portalu handelsregister.de są bezpłatne i dostępne bez zakładania konta. Poniżej pokazujemy, jak znaleźć firmę, jak czytać wydruk i czego w rejestrze nie ma.

Czym jest Handelsregister

Handelsregister to publiczny rejestr przedsiębiorców w Niemczech. Prowadzą go sądy rejonowe właściwe dla siedziby firmy, więc przy każdym wpisie widnieje nazwa sądu, na przykład „Amtsgericht München”. Numer wpisu jest unikalny tylko w obrębie danego sądu. Pełna identyfikacja firmy to zawsze para: sąd i numer, np. Amtsgericht Köln HRB 12345.

Rejestr ma dwa działy, a obok niego działają trzy rejestry pokrewne. Wszystkie przeszukasz w tym samym portalu.

Nie każda firma jest w rejestrze. Drobni przedsiębiorcy, którzy nie są kupcami w rozumieniu prawa handlowego, oraz wolne zawody (lekarze, architekci, tłumacze działający na własny rachunek) zwykle nie mają wpisu. Brak w Handelsregister nie oznacza więc od razu, że firma nie istnieje.

Jak wyszukać firmę na handelsregister.de

Portal ma wersję angielską, ale nazwy firm i treść wpisów są po niemiecku. Wystarczy zwykłe wyszukiwanie:

1. Wejdź na handelsregister.de i wybierz „Normale Suche” (wyszukiwanie zwykłe).
2. Wpisz nazwę firmy albo jej charakterystyczny fragment. Przy popularnych nazwach zawęź wynik siedzibą (Sitz) albo sądem.
3. Jeśli znasz numer z Impressum, skorzystaj z „Erweiterte Suche” (wyszukiwanie rozszerzone) i podaj rodzaj rejestru, numer oraz sąd. To najpewniejszy sposób, bo nazwy firm w Niemczech często się powtarzają.

Przy każdym wyniku widać skróty prowadzące do dokumentów:

• AD (aktueller Abdruck): aktualny wydruk, zwykle wystarcza do weryfikacji kontrahenta.
• CD i HD (chronologischer i historischer Abdruck): wydruk z historią zmian, przydatny, gdy chcesz zobaczyć wcześniejszych zarządców albo zmiany siedziby.
• DK (Dokumentenansicht): dokumenty złożone do sądu, m.in. umowa spółki i lista wspólników GmbH.
• VÖ (Veröffentlichungen): ogłoszenia o wpisach i zmianach.
• SI (strukturierter Registerinhalt): ta sama treść w formacie do przetwarzania maszynowego.

Co przeczytasz w wydruku z rejestru

Aktualny wydruk (AD) to jedna lub dwie strony. Najważniejsze pola:

• Firma i Sitz: pełna nazwa rejestrowa z formą prawną oraz siedziba. Porównaj je z danymi na fakturze albo w umowie. Rozbieżność w formie prawnej (np. GmbH zamiast UG) to sygnał do wyjaśnienia.
• Gegenstand des Unternehmens: przedmiot działalności, opisany słowami, bez kodów branżowych.
• Stamm- lub Grundkapital: kapitał zakładowy. Dla GmbH ustawowe minimum wynosi 25 000 euro. UG może mieć kapitał od 1 euro, co przy dużych zamówieniach ma znaczenie przy ustalaniu przedpłaty.
• Geschäftsführer, Vorstand, Prokura: kto reprezentuje firmę i czy może działać sam (Einzelvertretung), czy tylko łącznie z inną osobą.
• Wpisy o likwidacji lub upadłości: dopisek „in Liquidation” przy nazwie albo wzmianka o otwarciu postępowania upadłościowego.

Czego nie znajdziesz w Handelsregister

Rejestr potwierdza istnienie i reprezentację firmy. Do pełnego obrazu potrzebujesz jeszcze kilku źródeł:

Impressum to obowiązkowa stopka informacyjna każdej niemieckiej strony firmowej, dziś na podstawie § 5 ustawy o usługach cyfrowych (Digitale-Dienste-Gesetz). Musi zawierać m.in. nazwę i adres firmy, osobę reprezentującą, dane kontaktowe, sąd rejestrowy z numerem wpisu oraz numer VAT UE, jeśli firma go ma. Dlatego przy weryfikacji kontrahenta zaczynamy zwykle od Impressum, a numer z niego sprawdzamy w rejestrze.

Jak sprawdzić niemieckiego kontrahenta w czterech krokach

1. Impressum. Spisz pełną nazwę, formę prawną, sąd i numer rejestrowy oraz USt-IdNr. Brak Impressum na stronie firmy z Niemiec to pierwszy sygnał ostrzegawczy.
2. Handelsregister. Wyszukaj wpis po sądzie i numerze. Sprawdź, czy nazwa, siedziba i osoby reprezentujące zgadzają się z tym, co widzisz w ofercie albo umowie.
3. VIES. Zweryfikuj numer VAT UE. Przy transakcjach z odwrotnym obciążeniem to podstawa, żeby wystawić fakturę bez polskiego VAT.
4. Upadłości. Wpisz nazwę firmy na insolvenzbekanntmachungen.de. Przy większych kontraktach dołóż sprawozdanie finansowe z Unternehmensregister.

Od weryfikacji do listy klientów

Handelsregister dobrze sprawdza pojedyncze firmy, ale nie zbuduje Ci listy potencjalnych klientów. Nie wyszukasz w nim firm po branży, bo przedmiot działalności jest opisany wolnym tekstem. Nie ma w nim też telefonów ani adresów e-mail.

Jeśli szukasz klientów w Niemczech, przygotujemy dla Ciebie bazę firm niemieckich na zamówienie: firmy z wybranej branży i regionu, z adresem, telefonem, stroną www, a gdy firma je publikuje, także z e-mailem, numerem z Handelsregister i USt-IdNr. Przykład takiej bazy to baza producentów okien z Niemiec. Wycenę dostajesz przed zamówieniem.

Najczęstsze pytania

Czy Handelsregister jest darmowy?

Tak. Od 1 sierpnia 2022 roku wyszukiwanie, wydruki i dokumenty na handelsregister.de są bezpłatne i nie wymagają rejestracji. Płatny jest tylko wydruk uwierzytelniony z sądu.

Co oznacza HRB w numerze firmy?

HRB to dział rejestru dla spółek kapitałowych, takich jak GmbH, UG i AG. HRA obejmuje kupców jednoosobowych i spółki osobowe. Numer zawsze czyta się razem z nazwą sądu rejestrowego.

Jak sprawdzić niemiecki NIP?

Niemiecki numer VAT UE (USt-IdNr.) ma format DE i dziewięć cyfr. Sprawdzisz go w systemie VIES. Krajowy numer podatkowy (Steuernummer) nie jest publiczny i nie ma do niego wyszukiwarki.

Dlaczego nie mogę znaleźć firmy w Handelsregister?

Najczęściej dlatego, że to drobny przedsiębiorca albo wolny zawód, które nie podlegają wpisowi. Sprawdź też pisownię: w rejestrze umlauty mogą występować w formie ä albo ae, a nazwa rejestrowa bywa inna niż marka na stronie.