Eksport do Niemiec: jak znaleźć klientów i legalnie się z nimi skontaktować
Spis treści
Niemcy są największym odbiorcą polskiego eksportu, ale pierwszego klienta po drugiej stronie Odry trzeba znaleźć tak samo jak w Polsce: wybrać grupę firm, zdobyć ich dane i odezwać się w sposób, który nie złamie niemieckich przepisów. Ten poradnik jest dla firm, które chcą sprzedawać do Niemiec bezpośrednio, bez pośrednika. Pokazujemy, skąd brać kontakty, jak zawęzić listę i czego nie robić przy pierwszym kontakcie.
W skrócie:
- Zacznij od jednej branży i dwóch, trzech krajów związkowych zamiast od „całych Niemiec”.
- Kontakty znajdziesz w katalogach branżowych, na listach wystawców targów, w Google Maps i w Impressum na stronach firm. Gotową listę z wybranej branży przygotujemy też na zamówienie.
- E-mail reklamowy do niemieckiej firmy wymaga zwykle uprzedniej zgody (§ 7 UWG). Telefon do firmy jest dopuszczalny, gdy można założyć jej zainteresowanie ofertą.
- Niemiecki klient sprawdzi Cię tak, jak Ty jego: strona po niemiecku, Impressum, numer VAT UE i jasne warunki dostawy.
Wybierz branżę i region, zanim zaczniesz szukać
Niemcy to 16 krajów związkowych o bardzo różnej strukturze gospodarki. Przemysł meblarski skupia się w innych regionach niż motoryzacja, a budownictwo prefabrykowane w innych niż przetwórstwo spożywcze. Lista „wszystkich producentów w Niemczech” jest za duża, żeby ją obdzwonić, i za mało dopasowana, żeby mailing miał sens.
Praktyczny punkt wyjścia to trzy pytania:
- Kto kupuje Twój produkt? Producent, który potrzebuje komponentu, hurtownia, która go odsprzeda, czy wykonawca, który go zamontuje. Każda z tych grup to inna lista firm.
- Gdzie dowieziesz towar w rozsądnym koszcie? Dla firmy z zachodniej Polski Brandenburgia, Saksonia i Berlin są bliżej niż wiele polskich województw.
- Jakiej wielkości klienta obsłużysz? Duży koncern ma dział zakupów i procedury kwalifikacji dostawców. Średnia firma rodzinna (Mittelstand) częściej decyduje szybko, a rozmowę prowadzi właściciel.
Skąd brać kontakty do niemieckich firm
Katalogi branżowe i firmowe
Do szukania dostawców i producentów B2B Niemcy używają m.in. platformy Wer liefert was (wlw.de) oraz książki telefonicznej Gelbe Seiten. Przy każdej firmie znajdziesz zwykle adres, telefon i stronę www. Wyszukiwanie po słowach kluczowych działa dobrze, o ile użyjesz niemieckich nazw branży, np. „Fensterhersteller” zamiast „producent okien”.
Listy wystawców targów
Wystawca targów to firma, która aktywnie szuka kontrahentów i ma na to budżet. Niemieckie targi branżowe należą do największych w Europie, a listy wystawców są publiczne. W bazy.biz zebraliśmy kalendarz targów z listami wystawców, także zagranicznych. Więcej o tym, jak z takich list korzystają polskie firmy, piszemy we wpisie o listach wystawców targów zagranicznych.
Google Maps i strony firm
Mapy pokazują firmy, których nie ma w katalogach, zwłaszcza mniejsze zakłady i rzemiosło. Wpisz niemiecką nazwę branży i miasto, a z wizytówek spisz nazwę, adres, telefon i stronę www. Resztę danych daje Impressum, czyli obowiązkowa stopka na stronie każdej niemieckiej firmy: pełna nazwa rejestrowa, osoba reprezentująca, e-mail, numer w rejestrze handlowym i numer VAT UE.
Izby i instytucje
Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa (AHK Polska) pomaga w szukaniu partnerów handlowych i organizuje misje gospodarcze. Takie usługi są płatne, ale przydają się, gdy wchodzisz na rynek z produktem wymagającym spotkań i prezentacji.
Baza firm na zamówienie
Ręczne zbieranie kontaktów z map i katalogów zajmuje dni. Możemy zrobić to za Ciebie: przygotujemy bazę firm niemieckich z wybranej branży i regionu, z adresem, telefonem i stroną www, a gdy firma je publikuje, także z e-mailem, numerem z Handelsregister i USt-IdNr. Przykład: baza producentów okien z Niemiec. Wycenę dostajesz przed zamówieniem.
Pierwszy kontakt zgodny z niemieckim prawem
Kontakt handlowy w Niemczech reguluje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, UWG). Jej § 7 jest surowszy niż przepisy, do których przywykły polskie firmy:
| Kanał | Zasada wobec firm (B2B) |
|---|---|
| E-mail reklamowy | wymaga uprzedniej, wyraźnej zgody odbiorcy, także gdy odbiorcą jest firma |
| Telefon | dopuszczalny przy co najmniej domniemanej zgodzie, czyli gdy oferta wyraźnie dotyczy działalności rozmówcy |
| List tradycyjny | dopuszczalny, o ile odbiorca nie zastrzegł, że takich listów nie chce |
| Formularz kontaktowy na stronie firmy | sądy bywają skłonne traktować go jak e-mail, więc reklamowa wiadomość bez zgody jest ryzykowna |
W praktyce sprawdza się kolejność: telefon do działu zakupów (Einkauf) albo do właściciela, krótka rozmowa o tym, czy temat jest w ogóle interesujący, a dopiero po zgodzie wysyłka oferty e-mailem. Za nieuprawniony mailing w Niemczech grozi wezwanie do zaniechania (Abmahnung) z kosztami prawnika po stronie nadawcy.
To informacja ogólna, nie porada prawna. Przed kampanią na większą skalę skonsultuj sposób kontaktu z prawnikiem znającym niemieckie prawo konkurencji.
Przygotuj się na to, że klient sprawdzi Ciebie
Niemiecki kupiec zanim odpowie, zajrzy na Twoją stronę i do rejestrów. Kilka rzeczy zwiększa szansę na odpowiedź:
- Strona po niemiecku, przynajmniej podstrona z ofertą eksportową i danymi kontaktowymi. Tłumaczenie maszynowe bez korekty łatwo rozpoznać.
- Pełne dane firmy: nazwa, adres, NIP i numer VAT UE, numer KRS. Niemcy są przyzwyczajeni do Impressum i szukają go na każdej stronie.
- Jasne warunki dostawy: reguły Incoterms, minimalne zamówienie, terminy i waluta. Ceny w euro netto skracają rozmowę.
- Osoba mówiąca po niemiecku albo dobrze po angielsku pod numerem podanym w ofercie. Mniejsze firmy rzadko prowadzą rozmowy handlowe po angielsku.
Ty też sprawdzaj kontrahentów. Jak to zrobić w niemieckim rejestrze handlowym i w VIES, pokazujemy we wpisie Handelsregister: jak sprawdzić niemiecką firmę.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wysłać ofertę e-mailem do niemieckiej firmy bez zgody?
Zwykle nie. § 7 UWG wymaga uprzedniej zgody na reklamę e-mailową także wobec firm. Bezpieczniejszy jest telefon z pytaniem, czy firma jest zainteresowana, i wysyłka oferty po uzyskaniu zgody.
Gdzie znaleźć listę niemieckich firm z danej branży?
W katalogach branżowych (np. wlw.de, Gelbe Seiten), na listach wystawców targów i w Google Maps, używając niemieckich nazw branż. Gotową listę z wybranej branży i regionu przygotujemy też na zamówienie.
Czy niemieckiemu klientowi wystawiam fakturę z VAT?
Przy sprzedaży towarów firmie z ważnym numerem VAT UE stosuje się zwykle wewnątrzwspólnotową dostawę ze stawką 0%, a przy usługach odwrotne obciążenie. Numer klienta sprawdź wcześniej w systemie VIES, a szczegóły ustal z księgowym.
Ekspert przetwarzania danych z ponad 20-letnim doświadczeniem w marketingu i automatyzacji procesów biznesowych. Twórca bazy.biz. Specjalizuje się w rozwiązaniach, które zamieniają dane o firmach w konkretne wyniki sprzedażowe.
Jeszcze nikt nie skomentował tego wpisu. Bądź pierwszy.