Masz listę wystawców z targów i zero NIP-ów. Jak zamienić ją w bazę z kontaktami

Po targach zostaje lista wystawców. Zwykle to PDF z katalogu, tabela skopiowana ze strony organizatora albo arkusz, który ktoś przepisał z identyfikatorów. W każdym przypadku masz to samo: kilkaset nazw firm i nic więcej. Nie wiesz, która firma jest producentem, a która dystrybutorem, z jakiego jest województwa ani czy nie masz jej już w CRM-ie. Nie masz też adresu, na który można napisać. Ten wpis pokazuje na prawdziwej liście z targów PLASTPOL 2026, jak w kilka minut zamienić same nazwy na NIP-y, branże i kontakty. Pokazuje też, które wiersze wymagają Twojej decyzji, bo automat by się na nich pomylił.

Krótka odpowiedź: wklej nazwy do wyszukiwarki NIP po nazwie firmy dokładnie tak, jak są w katalogu. Pewne dopasowania przyjmij od razu. Firmy zagraniczne odznacz, nazwy połamane przez PDF popraw i puść drugi raz, a przy spółkach o tej samej nazwie wybierz właściwą po PKD i mieście. NIP, REGON, adres i PKD są bezpłatne. E-mail, telefon i stronę WWW odsłaniasz za 1 token za firmę, i to tylko dla tych, które zostają na liście.

Dlaczego sama lista nazw nic Ci nie daje

Na PLASTPOL 2026 w Kielcach wystawiało się 585 firm. Polski NIP ma około jedna trzecia z nich (201), reszta to wystawcy zagraniczni. Już ten jeden podział zmienia plan kampanii: do polskich firm piszesz po polsku i z innymi zasadami zgody na kontakt, do zagranicznych w ogóle inną drogą.

Z samej nazwy nie wyczytasz też, kto jest kim. „DANPLA” to producent opakowań z tworzyw, „Plej” to agencja reklamowa, a „Sieć Badawcza Łukasiewicz” to instytut naukowy. Wszyscy stali w tej samej hali, ale do każdego z nich piszesz inną wiadomość. Dopiero NIP pozwala dociągnąć PKD, województwo, wielkość i dane kontaktowe z rejestru.

W module targów mamy 868 imprez i ponad 300 tysięcy wpisów wystawców, z NIP-ami tam, gdzie dało się je ustalić. Często jednak lista pochodzi spoza naszej bazy: z PDF-u od organizatora, z aplikacji targowej, z webinaru albo z konferencji branżowej. Wtedy przydaje się to, co opisujemy niżej.

Krok 1. Wklej listę tak, jak jest

Nie czyść nazw przed wklejeniem. Formy prawne („Sp. z o.o.”, „sp.k.”, „S.A.”), cudzysłowy i wielkie litery nie przeszkadzają w dopasowaniu. Na potrzeby tego wpisu wzięliśmy 12 wystawców PLASTPOL 2026, specjalnie z różnymi problemami: z nazwą połamaną przy kopiowaniu z PDF-u, ze spółką cywilną bez nazwisk wspólników, z firmą zagraniczną i z dwiema spółkami o identycznej nazwie.

Bez logowania sprawdzisz trzy nazwy. Po zalogowaniu jednorazowo przetworzysz do 1000, a lista schodzi paczkami w kilka sekund.

Krok 2. Przeczytaj pasek podsumowania

„Niejednoznaczne” to nazwy, do których pasuje więcej niż jedna firma. Przy liście z targów to zwykle krótkie nazwy handlowe („ANITEX”, „Media Tech”), pod którymi w rejestrze działa kilka podmiotów. „Bez dopasowania” to najczęściej firmy zagraniczne albo nazwy uszkodzone przy kopiowaniu.

Krok 3. Przejdź przez siedem typów wierszy

Każda lista wystawców składa się z tych samych typów przypadków. Jeśli rozpoznasz je od razu, przegląd 300 wierszy zajmie Ci kwadrans, a nie popołudnie.

Pewne dopasowanie: przyjmij i idź dalej

Na liście z targów przemysłowych takich wierszy jest najwięcej. W naszej dwunastce pewne były m.in. DANPLA, STO PL, EBS Ink-Jet Systems Poland i Sieć Badawcza Łukasiewicz. Kod PKD od razu pokazuje, z kim masz do czynienia: STO PL ma 22.29.Z (produkcja wyrobów z tworzyw), a EBS 28.99.Z (produkcja maszyn).

Nazwa połamana przez PDF: popraw i puść jeszcze raz

Katalogi w PDF-ie łamią długie nazwy w środku słowa, a przy kopiowaniu zostaje spacja. Nie musisz szukać jej ręcznie. Wystarczy skrócić nazwę do części rozpoznawalnej („Tool Temp Polska”) i dopasować ją jeszcze raz. Druga runda jest na końcu wpisu.

Spółka komandytowa z nazwiskiem w nazwie

Spółka cywilna bez nazwisk: dopisz wspólników

Spółka cywilna ma własny NIP, a jej wspólnicy mają osobne NIP-y swoich działalności. Sama nazwa handlowa niewiele mówi, bo „Media Tech” czy „Feni-Tech” rejestruje kilkanaście firm. W katalogach targowych pełna nazwa spółki cywilnej zawiera zwykle nazwiska wspólników. Jeśli je masz, wklej je. Jeśli nie, sprawdź miasto na liście alternatyw.

Firma zagraniczna: tu automat się myli

To najważniejsza pułapka w listach z targów międzynarodowych. Firma zagraniczna nie ma polskiego NIP-u, więc wyszukiwarka podaje najbliższą polską nazwę i czasem wychodzi jej to z wysoką oceną podobieństwa. Trzy sygnały ostrzegawcze: obca forma prawna w nazwie wejściowej (GmbH, S.p.A., Co., Ltd, s.r.o.), status ZAKOŃCZONY albo ZAWIESZONY i PKD zupełnie niepasujące do branży targów. Najprościej usunąć wiersze z GmbH, Ltd i S.p.A. jeszcze przed wklejeniem. Wtedy zostaje tylko kilka przypadków do sprawdzenia ręcznie.

Dwie spółki o tej samej nazwie: wybierz po PKD

Nazwa jest identyczna, więc ocena podobieństwa nie pomoże. Rozstrzyga kontekst targów. PLASTPOL to targi przetwórstwa tworzyw, więc wybierasz spółkę, która tworzywa produkuje. Wybór zapamiętuje się w wierszu i trafia do eksportu.

Oddział zagranicznej spółki: ma polski NIP

Nie każda zagraniczna nazwa oznacza brak polskiego podmiotu. Duzi producenci maszyn i surowców często mają w Polsce oddział albo spółkę córkę. Taki wiersz zostaw. To polski kontrahent, z polską fakturą i zwykle z polskim zespołem sprzedaży.

Krok 4. Odkryj kontakty tylko dla firm, które zostają

Dane rejestrowe są bezpłatne. Płacisz za e-mail, telefon i stronę WWW: 1 token za firmę. Firm bez kontaktu w rejestrze nie liczymy, a za firmę odkrytą wcześniej nie płacisz drugi raz. Dlatego najpierw odznacz to, czego nie chcesz, czyli fałszywe dopasowania, firmy zagraniczne i obecnych klientów, a dopiero potem kliknij „Odkryj kontakty”.

Krok 5. Druga runda dla poprawionych nazw

Wiersze bez dopasowania i niejednoznaczne spółki cywilne poprawiasz w osobnej, krótkiej liście. W naszym przykładzie wystarczyło skrócić połamaną nazwę i dopisać wspólników spółki cywilnej z katalogu.

Wynik dla naszej dwunastki: 11 polskich firm z NIP-em i PKD, jedna firma zagraniczna odrzucona, zero ręcznego szukania w rejestrach.

Co zrobić z gotową listą

• Podziel ją po PKD. W naszej dwunastce byli producenci wyrobów z tworzyw (22.2), producenci maszyn (28), hurtownicy (46), agencja reklamowa i instytut badawczy. Do każdej z tych grup piszesz o czym innym.
• Odfiltruj obecnych klientów. NIP-y klientów dodaj do listy wykluczeń. Wtedy nie pobierzesz ich drugi raz w żadnej bazie i nie wyślesz im zimnej wiadomości.
• Zaplanuj kontakt. Sekwencję czterech kontaktów rozpisaliśmy we wpisie Co robić po targach, a pierwsze zdania maili w tekście Jak zacząć maila do wystawcy targów. Polskie firmy z listy wystawców najpierw zapytaj o zgodę na przesłanie oferty.
• Wyeksportuj CSV. W płatnym planie pobierzesz całą listę z NIP-em, REGON-em, KRS, adresem, PKD, oceną dopasowania i odkrytymi kontaktami, gotową do importu w CRM.

Jeśli robisz to po każdych targach, zachowaj plik z NIP-ami. Po kolejnej imprezie od razu zobaczysz, kto wystawia się regularnie, a kto pojawił się pierwszy raz. To dwie różne rozmowy handlowe.

Dopasuj NIP-y do swojej listy wystawców →