Jakie dane musi zawierać dobra baza firm? Checklista przed zakupem

Jakie dane musi zawierać dobra baza firm? Minimum do jakiejkolwiek kampanii to pięć elementów: nazwa firmy, NIP, status działalności, lokalizacja i przynajmniej jeden kanał kontaktu (telefon albo e-mail). Wszystko poniżej tego progu jest listą nazw, nie bazą. Pełnowartościowy rekord zawiera jednak więcej: kody PKD do segmentacji, datę rozpoczęcia działalności, adres z podziałem administracyjnym i rozróżnienie, czy e-mail jest firmowy, czy z darmowej skrzynki. W tym tekście przechodzę przez każdą grupę pól, wyjaśniam, do czego służy w praktyce, i kończę checklistą pytań do dostawcy przed zakupem.

Krótka odpowiedź: dobra baza firm zawiera dane identyfikacyjne (nazwa, NIP, REGON, forma prawna), status i datę rozpoczęcia działalności, pełny adres z województwem i powiatem, kod PKD z opisem oraz dane kontaktowe: telefon, e-mail i stronę WWW. Do personalizacji kampanii przydaje się też imię właściciela przy JDG. Kupuj tylko rekordy z polami, których użyjesz: za każdą kolumnę płacisz.

Dane identyfikacyjne: nazwa, NIP, REGON, forma prawna

Nazwa firmy jest oczywista, ale to NIP robi w bazie prawdziwą robotę. Po NIP-ie zweryfikujesz firmę w CEIDG, KRS i na białej liście VAT, połączysz rekord z danymi finansowymi, usuniesz duplikaty i dopasujesz kupioną bazę do własnego CRM bez zgadywania, czy "F.H.U. Kowalski" i "FHU Jan Kowalski" to ten sam podmiot. Baza bez NIP-ów jest praktycznie nieweryfikowalna i to jeden z częstszych braków w tanich zbiorach z ogłoszeń.

Forma prawna (JDG, spółka z o.o., spółka akcyjna, fundacja) mówi, z kim będziesz rozmawiać. W jednoosobowej działalności decyzję podejmuje właściciel, w spółce czeka Cię sekretariat i dłuższy proces. REGON i KRS przydają się rzadziej, ale nic nie kosztują i domykają identyfikację, więc dobra baza po prostu je ma.

Status i daty: pole, które oddziela bazę od makulatury

Status działalności to najczęściej pomijana kolumna, a powinna być pierwszą, którą sprawdzasz. W pełnych rejestrach tylko około 65% podmiotów jest aktywnych, reszta to firmy wykreślone i zawieszone. Baza bez statusów albo, gorzej, bez odfiltrowania nieaktywnych firm, oznacza że nawet co trzecia złotówka z Twojego budżetu idzie na kontakt z podmiotem, który nie istnieje. Szerzej rozbieramy ten problem w tekście o 7 pułapkach przy zakupie bazy z internetu.

Data rozpoczęcia działalności to z kolei gotowy filtr segmentacyjny. Firmy działające od kilkunastu lat inaczej kupują niż te założone kwartał temu. Młode podmioty dopiero kompletują usługi (księgowość, bank, oprogramowanie, flota), więc dla wielu branż baza świeżo zarejestrowanych działalności jest osobnym, bardzo skutecznym targetem. Daty zawieszenia i wznowienia pozwalają dodatkowo wyłapać firmy wracające do gry, czyli moment, w którym znów zaczynają wydawać pieniądze.

Adres i lokalizacja: nie tylko do korespondencji

Pełny adres (ulica, kod pocztowy, miasto) to podstawa, ale w kampaniach naprawdę pracują pola podziału administracyjnego: województwo, powiat i gmina jako osobne kolumny. Dzięki nim w kilka sekund wytniesz firmy w zasięgu swojego działania, podzielisz bazę między handlowców terytorialnie albo zaplanujesz kampanię na jeden region, zanim ruszysz z kolejnymi. Jeśli sprzedajesz lokalnie, filtr powiatu potrafi zmniejszyć koszt zakupu bazy kilkukrotnie, co pokazaliśmy na liczbach w cenniku baz firm.

Pola rekordu w praktyce: każda kolumna z tej listy (PKD, województwo, powiat, miejscowość, forma prawna, data powstania) jest w bazy.biz osobnym filtrem wyszukiwarki. Filtra statusu nie znajdziesz, bo baza zawiera wyłącznie firmy aktywne.

Uwaga praktyczna: adres w rejestrze bywa adresem zamieszkania właściciela albo biura rachunkowego, nie faktycznego miejsca prowadzenia biznesu. Dobra baza tego nie naprawi w stu procentach, ale dostawca powinien wiedzieć o problemie i mówić o nim wprost.

PKD: kręgosłup segmentacji

Kod PKD głównej działalności wraz z opisem słownym to pole, po którym wybiera się grupę docelową. Rekord powinien zawierać kod główny, a najlepiej także kody dodatkowe, bo część firm rejestruje faktyczną działalność jako drugą czy trzecią pozycję. Opis słowny obok kodu ("49.41.Z, transport drogowy towarów") oszczędza ciągłego zaglądania do klasyfikacji.

Po zmianach klasyfikacji istotne jest też, w której wersji dostajesz kody: PKD 2007, PKD 2025, czy oba. Jeśli Twój CRM i historyczne dane siedzą na starych kodach, baza w nowej klasyfikacji bez mapowania będzie wymagać ręcznej roboty. Dostawca powinien umieć odpowiedzieć, którą wersję dostarcza i czy zapewnia mapowanie między nimi.

Dane kontaktowe: tu rozstrzyga się wartość bazy

Telefon, e-mail i strona WWW to pola, za które faktycznie płacisz, bo nie pochodzą z rejestrów, tylko z żmudnego zbierania po stronach firmowych, mapach i katalogach. Realne pokrycie w skali kraju wygląda tak: na 4,8 mln aktywnych firm e-mail da się ustalić dla około 27%, telefon dla 22%, a stronę WWW ma niecałe 10%. Jak takie uzupełnianie wygląda od kuchni, opisaliśmy w tekście o uzupełnianiu danych kontaktowych z CEIDG.

Tak wygląda komplet pól w wynikach: nazwa, NIP, kontakt, lokalizacja i PKD w osobnych kolumnach, gotowe do eksportu CSV/XLSX (adresy e-mail i telefony na zrzucie zamienione na przykładowe).

Sama obecność e-maila to nie wszystko, liczy się jego typ. Adres firmowy na własnej domenie (biuro@firma.pl) daje inne rezultaty niż darmowa skrzynka właściciela na Gmailu, typowa dla mikrofirm. Dobra baza rozróżnia te przypadki osobną kolumną albo pozwala po nich filtrować, a wzorce, według których zbudowane są firmowe adresy, zebraliśmy w katalogu wzorców e-mail z analizy 5 mln firm. Przy telefonach analogiczna różnica: komórka zwykle prowadzi prosto do właściciela, stacjonarny do recepcji.

Pola dodatkowe: kiedy dopłacić, a kiedy odpuścić

Imię i nazwisko właściciela przy JDG kosztuje niewiele, a zmienia dużo: "Dzień dobry Panie Marku" w pierwszej linijce maila pracuje lepiej niż jakikolwiek szablon. Przy spółkach odpowiednikiem są dane reprezentacji z KRS. Dalej skala korzyści zależy od Twojego produktu. Dane finansowe ze sprawozdań (przychody, zysk) mają sens, gdy sprzedajesz usługi, których budżet zaczyna się od tysięcy złotych i musisz odsiać firmy zbyt małe. Szacowana wielkość zatrudnienia podobnie. Dla typowej kampanii do mikrofirm te pola to nadpłata bez zwrotu.

Zasada jest ta sama co przy całej bazie: każde pole ma robić konkretną robotę w kampanii. Kolumny "na zapas" podnoszą cenę rekordu i nic nie wnoszą.

Checklista przed zakupem: 10 pytań do dostawcy

1. Czy każdy rekord ma NIP? (bez NIP-u nie zweryfikujesz i nie zdeduplikujesz danych)
2. Czy baza zawiera wyłącznie firmy o statusie aktywnym i na jaki dzień sprawdzano statusy?
3. Kiedy dane były ostatnio aktualizowane?
4. Jakie jest pokrycie per pole: ile procent rekordów ma e-mail, telefon, WWW?
5. Czy e-maile są rozróżnione na firmowe i z darmowych domen? Czy przeszły weryfikację?
6. Czy województwo, powiat i gmina są osobnymi kolumnami (a nie sklejonym adresem)?
7. W której wersji klasyfikacji są kody PKD i czy jest opis słowny?
8. Po jakich polach baza była deduplikowana?
9. Skąd pochodzą dane i jaka jest podstawa ich przetwarzania?
10. Czy dostanę próbkę z mojej grupy docelowej przed zakupem?

Dostawca, który odpowiada na te pytania bez wykrętów, najpewniej sprzedaje uczciwe dane. Wymijające odpowiedzi na pytania 2, 4 i 10 to sygnał, żeby szukać dalej.

Sprawdź na własnej grupie docelowej

Zamiast wierzyć deklaracjom, obejrzyj dane przed zakupem. W bazy.biz każdy rekord zawiera komplet opisanych wyżej pól: NIP, REGON, status, daty, adres z podziałem administracyjnym, PKD z opisem oraz zebrane i zweryfikowane kontakty. Załóż darmowe konto testowe, przefiltruj 4,8 mln aktywnych firm po swojej branży i regionie i pobierz 50 kontaktów bezpłatnie: zobaczysz dokładnie te kolumny, za które później zapłacisz.