Znajdź podobnych klientów: nowy moduł, który buduje profil idealnego odbiorcy z NIP-ów Twoich klientów

Nowy moduł w Bazy.biz: Znajdź podobnych klientów. Wklejasz NIP-y firm, które już od Ciebie kupują, a my sprawdzamy, co je łączy, wskazujemy segment przynoszący najwięcej zysku i pokazujemy, ile podobnych firm siedzi w bazie 7,39 mln polskich podmiotów. Bez ustawiania filtrów, bez znajomości kodów PKD, bez zakładania konta.

W skrócie: zamiast zgadywać, kogo szukać, zaczynasz od tego, co już wiesz. Twoja lista klientów jest gotową odpowiedzią na pytanie o profil idealnego odbiorcy. Trzeba ją tylko odczytać, a potem znaleźć w rejestrze firmy o tych samych cechach.

Problem z filtrami zaczyna się od zgadywania

Każdy generator baz firm działa tak samo: wybierz branżę, wybierz województwo, wybierz formę prawną, wybierz zakres dat. To dobre narzędzie pod warunkiem, że wiesz, czego szukasz. W praktyce większość osób ustawia filtry na wyczucie, na podstawie tego, co pamięta o swoich klientach.

Pamięć jest wybiórcza. Zapamiętujemy klientów największych, najgłośniejszych i najbardziej problematycznych, a nie tych, którzy po cichu przynoszą najwyższą marżę. Efekt jest przewidywalny: baza jest ustawiona pod klientów, których łatwo sobie przypomnieć, a nie pod tych, na których się zarabia.

Moduł odwraca kolejność. Nie pytamy, kogo szukasz. Pytamy, kto już u Ciebie kupił, i sami odczytujemy resztę.

Jak to działa

Cztery kroki. Pierwszy zajmuje kilkanaście sekund, pozostałe robi system.

1. Wklejasz NIP-y, a w planie płatnym wczytujesz plik CSV lub XLSX z kwotami i datami.
2. Rozpoznajemy firmy w rejestrze i analizujemy ich wspólne cechy.
3. Dostajesz profil klientów, segmenty i, jeśli podałeś daty, zmiany w czasie.
4. Generujesz bazę firm podobnych do najlepszego segmentu.

Otwórz moduł i wklej pięć NIP-ów → Pierwszy raport dostajesz bez zakładania konta.

Numery NIP możesz wkleić po jednym w wierszu, po przecinku, po średniku albo po prostu skopiować całą kolumnę z Excela. Normalizujemy zapis, usuwamy spacje i myślniki, sprawdzamy sumę kontrolną i wyłapujemy duplikaty.

Wszystko poza NIP-em jest opcjonalne

To najważniejsza decyzja produktowa w tym module. Formularz z dwunastoma wymaganymi kolumnami odstrasza skuteczniej niż cena. Dlatego obowiązkowy jest jeden numer, a każdą dodatkową informację dokładasz tylko wtedy, gdy ją masz.

Możesz dodać sprzedaż, zysk, marżę kwotową, marżę procentową, liczbę zamówień, datę pierwszej i ostatniej sprzedaży, datę każdej transakcji, status klienta albo własną ocenę. Możesz też nie dodać nic.

Jeśli wgrywasz plik, sami wykrywamy nagłówki, separator kolumn, separator dziesiętny i format daty. Rozpoznajemy zapisy 2025-03-14, 14-03-2025, 14.03.2025, 14/03/2025, 03/2025 oraz sam rok. Wszystko pokazujemy do zatwierdzenia, zanim cokolwiek policzymy.

Trzy rzeczy, które robimy w tym miejscu i które łatwo zepsuć:

• Wiele transakcji jednej firmy agregujemy po NIP-ie, ale zachowujemy historię okresową. Klient z ośmioma fakturami to jedna firma w profilu i osiem punktów na osi czasu.
• Zysku ujemnego nie zerujemy. Klient przynoszący stratę jest sygnałem, nie błędem danych, i trafia do analizy profilu Anti-ICP.
• Przychodu nie mylimy z zyskiem. To cztery osobne pola: sprzedaż, zysk, marża kwotowa i marża procentowa. Marżę liczymy tylko wtedy, gdy sprzedaż jest większa od zera.

Nie masz pliku w tym formacie? Poproś o niego AI

Najczęstsza przeszkoda nie leży po stronie analizy, tylko przed nią: dane siedzą w eksporcie z CRM-u, w arkuszu z dwudziestoma kolumnami albo w rejestrze sprzedaży z systemu księgowego i nikt nie ma ochoty przepisywać ich ręcznie. Poniższe prompty załatwiają ten krok. Kopiujesz prompt, wklejasz go do dowolnego asystenta AI razem ze swoimi danymi i dostajesz plik, który wgrywasz do modułu. Nagłówki są tak dobrane, żeby nasz mechanizm rozpoznawania kolumn przyjął plik bez ekranu mapowania.

1. Sama lista NIP-ów

Wersja bezpłatna: wystarczy do zbudowania profilu, struktury PKD i listy podobnych firm.

Jesteś asystentem, który przygotowuje dane do analizy klientów w Bazy.biz.
Z materiału poniżej wypisz numery NIP moich klientów.

Zasady:
- jeden numer w wierszu, bez nagłówka i bez komentarzy,
- tylko cyfry: usuń myślniki, spacje i przedrostek PL,
- polski NIP ma 10 cyfr; numery REGON i KRS pomiń,
- klienta zagranicznego zapisz jako numer VAT z kodem kraju, np. DE811234567,
- usuń duplikaty; pomiń NIP mojej firmy, urzędów i osób prywatnych,
- nie wymyślaj numerów, których nie ma w materiale.

Limit: 500 numerów bez logowania, 5 000 w planie płatnym.
Jeśli numerów jest więcej, wypisz tylko tyle, ile mieści się w limicie, wybierając klientów
najnowszych albo najważniejszych, i na końcu napisz, ilu pominąłeś.

Po liście zostaw pusty wiersz, a pod nim wypisz pozycje, dla których nie udało się
znaleźć numeru NIP, żebym wiedział, co uzupełnić ręcznie.

Materiał:
<<< wklej tu listę firm, treść faktur albo eksport z CRM >>>

2. Sprzedaż i zysk na klienta

Jeden wiersz na klienta. Ten format odblokowuje analizę wartości: udziały w sprzedaży i zysku, marże, segmenty i profil Anti-ICP.

Jesteś asystentem, który przygotowuje plik CSV do analizy klientów w Bazy.biz.
Z danych poniżej zbuduj tabelę: jeden wiersz na jednego klienta.

Format wyjścia:
- CSV rozdzielany średnikiem, pierwszy wiersz to dokładnie ten nagłówek:
  NIP;Sprzedaż;Zysk;Liczba transakcji
- NIP: same cyfry (10 znaków); klient zagraniczny jako numer VAT z kodem kraju, np. DE811234567,
- Sprzedaż i Zysk: kwoty netto za cały okres, w złotych, bez symbolu waluty,
  część dziesiętna po przecinku (np. 128400,50); strata to wartość ujemna, np. -3200,00,
- Liczba transakcji: liczba całkowita; jeśli jej nie znasz, zostaw puste pole,
- brakującej wartości nie zastępuj zerem i niczego nie szacuj - zostaw puste pole,
- nie dodawaj wierszy podsumowań ("razem", "suma") ani pustych wierszy,
- odpowiedz samym CSV, bez wstępu i bez komentarza.

Limit: 5 000 wierszy danych w planie płatnym (25 000 w planie AGENCY).
Jeśli klientów jest więcej, zostaw tych o najwyższej sprzedaży i dopisz pod tabelą jedno zdanie,
ilu klientów pominąłeś.

Dane:
<<< wklej tu eksport z CRM, arkusz sprzedaży albo zestawienie faktur >>>

3. Transakcje z datami

Jeden wiersz na fakturę. Do tego dochodzi oś czasu: klienci utraceni, zagrożeni, rosnący i porównanie okresów.

Jesteś asystentem, który przygotowuje plik CSV do analizy klientów w Bazy.biz.
Z danych poniżej zbuduj tabelę transakcji: jeden wiersz na jedną fakturę.
Ten sam NIP może wystąpić wiele razy - tak właśnie powstaje oś czasu, nie scalaj tych wierszy.

Format wyjścia:
- CSV rozdzielany średnikiem, pierwszy wiersz to dokładnie ten nagłówek:
  NIP;Data transakcji;Sprzedaż;Zysk;Kategoria produktu
- NIP: same cyfry; klient zagraniczny jako numer VAT z kodem kraju,
- Data transakcji: format RRRR-MM-DD; jeśli znasz tylko miesiąc, wpisz jego pierwszy dzień,
- Sprzedaż i Zysk: kwoty netto tej jednej transakcji, bez waluty, przecinek dziesiętny,
- Kategoria produktu: krótka nazwa grupy towarowej lub usługi, zawsze tak samo zapisana
  dla tej samej kategorii; jeśli nie ma jej w danych, zostaw puste pole,
- posortuj wiersze rosnąco po dacie, nie dodawaj podsumowań, nie uzupełniaj brakujących kwot,
- odpowiedz samym CSV, bez komentarza.

Limit: 5 000 wierszy w planie płatnym (25 000 w planie AGENCY).
Tu wierszem jest pojedyncza transakcja, więc limit wyczerpuje się szybciej niż liczba klientów.
Jeśli transakcji jest więcej, zostaw najnowsze (pełne ostatnie okresy, nie urwany miesiąc)
i dopisz pod tabelą jedno zdanie, ile wierszy i od jakiej daty pominąłeś.

Dane:
<<< wklej tu rejestr sprzedaży, eksport faktur albo historię zamówień >>>

Limity są wpisane w treść promptów, więc asystent sam przytnie zestaw i napisze, ile pozycji pominął. Jeśli mimo to plik wyjdzie dłuższy, nic złego się nie dzieje: nie odrzucamy go, tylko liczymy analizę na pierwszych wierszach mieszczących się w limicie, a w sekcji „Dane źródłowe" raportu podajemy, ile wierszy zostało odciętych. To świadoma zmiana. Wcześniej za długi plik kończył się komunikatem o błędzie i użytkownik zwykle nie wracał, choć pierwsze kilkaset wierszy w zupełności wystarcza, żeby zobaczyć profil.

Druga uwaga jest o danych: zanim wyślesz kwoty sprzedaży do zewnętrznego asystenta, sprawdź, czy wolno Ci przetwarzać je poza firmą. Sama lista NIP-ów jest pod tym względem bezpieczniejsza niż lista NIP-ów z pieniędzmi, a do zbudowania profilu w zupełności wystarczy.

Te same prompty są do skopiowania na stronie modułu, pod formularzem, razem z przyciskiem kopiowania.

Liczba klientów to nie to samo co pieniądze

Tu zaczyna się część, dla której warto podać sprzedaż albo zysk. Bez danych wartościowych możemy powiedzieć, ilu masz klientów w danej branży. Z danymi wartościowymi mówimy, ile na niej zarabiasz, a to zwykle dwie różne historie.

Ten rozjazd jest regułą, nie wyjątkiem. Najliczniejsza grupa w portfelu prawie nigdy nie jest grupą najbardziej dochodową, bo liczebność wynika z tego, jak łatwo kogoś pozyskać, a dochodowość z tego, ile jest gotów zapłacić. Jeśli budujesz bazę pod klientów najliczniejszych, kupujesz więcej pracy przy tej samej marży.

Gdy podasz daty, dokładamy trzeci wymiar: jak ten obraz zmieniał się w czasie. Porównujemy rok do roku, kwartał do kwartału albo pierwszą połowę danych z drugą, i pokazujemy, które segmenty rosną, które się kurczą, którzy klienci przestali kupować i czy nowi klienci są więksi od tych sprzed dwóch lat.

Raport zaczyna się od wniosku, nie od wykresu

Typowy raport analityczny otwiera się kołem udziałów i zostawia użytkownika z pytaniem, co z tym zrobić. Tutaj kolejność jest odwrócona. Pierwsze, co widzisz, to jedno zdanie o Twoim najlepszym segmencie, cztery liczby, które to uzasadniają, i informacja, ile podobnych firm mamy w bazie. Wykresy są niżej, jako dowód.

Każdy wniosek w raporcie musi wynikać z obliczenia. Jeżeli w segmencie jest za mało firm, żeby liczba cokolwiek znaczyła, nie generujemy zdania, tylko oznaczamy go jako niepewny. Jeżeli jakąś cechę znamy dla części portfela, piszemy wprost, dla ilu firm ją policzyliśmy.

Dotyczy to zwłaszcza wielkości firmy. Znamy ją dobrze dla podmiotów składających sprawozdania finansowe, czyli przede wszystkim dla spółek prawa handlowego. Dla jednoosobowych działalności przyjmujemy kategorię mikro i oznaczamy ją jako szacowaną, zamiast udawać, że mamy dane, których nikt nie publikuje.

Jak liczymy podobieństwo

Bez uczenia maszynowego. Podobieństwo jest sumą punktów za konkretne cechy, więc każdy wynik da się rozłożyć na czynniki i pokazać użytkownikowi. To nie ograniczenie, tylko warunek zaufania: jeśli nie umiemy wyjaśnić, dlaczego firma dostała 87 punktów, nie powinniśmy jej pokazywać.

Jedna rzecz odróżnia to od zwykłego filtrowania po PKD. Gdy budujemy profil na podstawie zysku, firma odpowiadająca za 40% Twojego zysku ma 40% wpływu na docelowy profil, nawet jeśli jest jednym z pięćdziesięciu klientów. Przy zwykłym liczeniu wszystkich po równo jej głos zniknąłby w tłumie.

Z wyników zawsze wykluczamy: NIP-y, które sam przesłałeś, podmioty nieaktywne, duplikaty oraz firmy pasujące do profilu Anti-ICP, czyli tej części portfela, która przynosi najniższą marżę, kupuje raz i szybko odchodzi. Nie ma sensu płacić za rekordy, o których z własnych danych wiadomo, że się nie sprawdzą.

Co dostajesz bezpłatnie

Bez konta i bez podawania adresu e-mail zobaczysz: liczbę rozpoznanych firm, trzy główne branże, dominujące kody PKD, formy prawne, wiek, lokalizacje, jeden profil idealnego klienta, do trzech segmentów, łączną liczbę podobnych firm oraz kilka przykładowych rekordów.

Po podaniu adresu e-mail odblokowujemy pełny raport: analizę wartości, analizę zmian w czasie, wszystkie segmenty i link, którym wrócisz do wyników. Po zalogowaniu dostajesz pełną listę podobnych firm z danymi kontaktowymi, eksport do CSV i XLSX, zapis profilu jako filtra bazy oraz monitoring nowych firm pasujących do profilu.

Wczytanie pliku CSV lub XLSX z kwotami i datami, a więc cała analiza wartości, marż i zmian w czasie, należy do planów płatnych. Wklejenie samych numerów NIP działa bez konta.

Rozliczenie jest takie samo jak przy każdej innej bazie w serwisie, czyli za rekord, według Twojego planu. Nie tworzymy osobnego cennika dla tego modułu.

Co się dzieje z Twoimi danymi sprzedażowymi

Zdajemy sobie sprawę, że plik z NIP-ami klientów i kwotami sprzedaży to wrażliwy dokument. Dlatego:

• raporty mają adres z losowym tokenem, nie są indeksowane i nie trafiają do mapy strony,
• wgrany plik trzymamy poza katalogiem publicznym i kasujemy najpóźniej po siedmiu dniach,
• możesz włączyć opcję usunięcia danych źródłowych zaraz po wygenerowaniu raportu,
• całą analizę usuwasz jednym kliknięciem, razem ze wszystkim, co z niej policzyliśmy,
• dane sprzedażowe żyją wyłącznie w obrębie jednej analizy i nie są łączone z żadnym innym kontem ani bazą.

Warto też pamiętać, że do pełnej analizy profilu wystarczy sama lista NIP-ów. Kwoty dokładasz tylko wtedy, gdy chcesz wiedzieć, gdzie jest zysk, a nie tylko gdzie są klienci.

Najczęstsze pytania

Ilu klientów muszę mieć?
Minimum pięciu, sensownie od kilkunastu. Poniżej piętnastu firm oznaczamy raport jako orientacyjny i nie generujemy segmentacji, bo przy takiej próbie każdy podział to przypadek.

Nie mam CRM-u ani przygotowanego pliku.
Nie jest potrzebny. Lista NIP-ów z faktur albo z arkusza w zupełności wystarczy.

Co jeśli część NIP-ów nie zostanie rozpoznana?
Pokazujemy dokładnie, ile firm rozpoznaliśmy i ile nie, oraz pozwalamy pobrać listę problematycznych rekordów. Analiza liczy się na tym, co udało się dopasować, i mówi wprost, na jakiej próbie powstała.

Czy to działa dla firm sprzedających konsumentom?
Moduł jest zbudowany pod sprzedaż do firm. Jeżeli Twoimi klientami są osoby prywatne, nie ma NIP-ów, więc nie ma czego analizować.

Czy mogę szukać podobnych firm do jednego konkretnego klienta?
Tak. Możesz wskazać cały portfel, wybrany segment, klientów z konkretnego okresu albo pojedynczą firmę.

Zacznij od tego, co już masz

Najlepsza definicja idealnego klienta nie powstaje na warsztacie strategicznym. Ona już leży w Twoich fakturach. Trzeba ją tylko przeczytać, a potem sprawdzić, ile firm o tych samych cechach czeka w rejestrze.

Wklej pięć NIP-ów i zobacz, co z tego wyjdzie. A jeśli nie masz teraz listy pod ręką, otwórz raport pokazowy: to portfel przykładowej agencji marketingowej, z którego pochodzą zrzuty w tym wpisie.