Jak ověřit polskou firmu: NIP, REGON a KRS srozumitelně

Každá polská firma má nejméně dva veřejné identifikátory a většina má tři. Jakmile víte, které číslo znamená co, ověříte polského dodavatele, zákazníka nebo partnera za pár minut, zdarma a od svého stolu. Tento návod vysvětluje NIP, REGON a KRS, ukazuje, kde se každé číslo vyhledává, a uvádí, co ve výsledku číst, než podepíšete smlouvu nebo zaplatíte fakturu.

Tři identifikátory v přehledu

OSVČ (v Polsku kolem 3,6 milionu aktivních podnikatelů) číslo KRS nemají. Jsou zapsány v CEIDG, centrální evidenci podnikatelské činnosti, což je samostatná databáze s vlastním vyhledáváním. Společnosti jsou v KRS. Obě skupiny mají NIP i REGON.

NIP: daňová identita a status DPH

NIP uvidíte na každé faktuře. Polské DIČ pro účely EU je stejných deset číslic s předponou PL. Dvě bezplatné kontroly s ním pracují:

• VIES (systém EU pro výměnu informací o DPH) potvrdí, zda je PL + NIP platné DIČ v EU. Použijte ho u dodávek uvnitř EU v režimu přenesené daňové povinnosti.
• Wykaz podatników VAT (polský „bílý seznam“ plátců DPH) na podatki.gov.pl ukazuje, zda je firma aktivním plátcem DPH, kdy byla registrována nebo vyškrtnuta a jaké bankovní účty nahlásila finančnímu úřadu. Polští odběratelé mají faktury nad 15 000 PLN platit jen na účet z tohoto seznamu. Pokud platíte polskému dodavateli, tatáž kontrola vás chrání před podvodnou fakturou: účet, který na seznamu není, je varovný signál.

NIP má kontrolní číslici, takže překlep vyhledávání obvykle odmítne, místo aby vrátilo jinou firmu.

REGON: statistický záznam

Rejstřík REGON vede polský statistický úřad. Vyhledávání na wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl přijímá NIP, REGON nebo číslo KRS a vrací kartu s registrovaným názvem, adresou, právní formou, datem zahájení a kódy činnosti PKD. PKD je polská verze evropské klasifikace NACE, kódy se tedy přímo shodují s těmi, které znáte z domova.

REGON je nejrychlejší cesta, jak zjistit, co firma formálně dělá a kdy začala. Neukazuje vlastníky, kapitál ani finanční údaje. U OSVČ ukazuje jméno majitele, protože podnik a osoba jsou jeden subjekt.

KRS: kdo firmu vlastní a kdo může podepisovat

U společnosti (nejčastěji spółka z o.o., polská společnost s ručením omezeným) je rozhodujícím dokumentem výpis z obchodního rejstříku. Bezplatné vyhledávání na ekrs.ms.gov.pl vrátí úplný výpis („odpis“) v PDF. Čtěte tyto oddíly:

• Dział 1: název, adresa, základní kapitál, společníci s nejméně 10 % podílů. Minimální kapitál spółky z o.o. je 5 000 PLN, nízká částka je tedy běžná a sama o sobě není varováním.
• Dział 2: jednatelé a způsob jednání. Zjistíte, zda může smlouvu podepsat jeden jednatel sám, nebo jsou nutné dva podpisy. Smlouvy podepsané v rozporu s tímto pravidlem lze napadnout.
• Dział 3: kódy činnosti a poznámka, zda byly uloženy roční účetní závěrky.
• Dział 4 až 6: exekuce, likvidace, konkurz a restrukturalizace. Jakýkoli zápis zde si zaslouží dotaz, než budete pokračovat.

Roční účetní závěrky společností z KRS jsou veřejné a zdarma. Prohlížeč dokumentů eKRS (Przeglądarka dokumentów finansowych) umožňuje stáhnout rozvahu a výkaz zisku a ztráty každé firmy, která je uložila. Většina firem ukládá do konce června za předchozí rok. Firma, která dva roky nic neuložila, buď nefunguje, nebo zanedbává povinnosti, a obojí stojí za to vědět.

OSVČ: CEIDG místo KRS

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) je podnikání fyzické osoby pod vlastním jménem. Rejstřík je CEIDG na biznes.gov.pl. Zápis ukazuje jméno majitele, adresu podnikání, kódy PKD, datum zahájení a hlavně stav: aktivní, pozastaveno nebo vymazáno. Kolem 15 % všech registrovaných polských podnikatelů má činnost kdykoli pozastavenou, řádek se stavem je tedy první, co číst.

Protože OSVČ je osoba, její jméno, e-mail a telefon jsou osobními údaji podle GDPR. To ovlivňuje, jak ji smíte kontaktovat, čemu se věnujeme v samostatném článku o pravidlech B2B oslovení v Polsku.

Insolvence: rejstřík KRZ

Od prosince 2021 se konkurzní a restrukturalizační řízení zveřejňují v Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ), celostátním rejstříku dlužníků na krz.ms.gov.pl. Portál je stavěný pro polské uživatele a ze zahraničí není vždy dostupný; pokud selže, stejná oznámení nese výpis z KRS (oddíly 5 a 6) a Monitor Sądowy i Gospodarczy, úřední soudní věstník.

Pětiminutový kontrolní seznam před první objednávkou

1. Vyžádejte si NIP a ověřte ho ve VIES. Na bílém seznamu zkontrolujte status DPH a bankovní účty.
2. Vyhledejte firmu v REGON. Porovnejte registrovanou adresu a kódy PKD s tím, co firma tvrdí, že dělá.
3. U společnosti stáhněte výpis z KRS. Ověřte, kdo může podepisovat, zkontrolujte oddíly 4 až 6 kvůli exekucím a insolvenci a zjistěte, zda byly uloženy účetní závěrky.
4. U OSVČ otevřete zápis v CEIDG a zkontrolujte stav a datum zahájení.
5. Pokud podnik vznikl v posledních dvanácti měsících (což platí pro zhruba 325 000 polských firem), požádejte o reference nebo začněte menší objednávkou. Mladé firmy nejsou z principu rizikovější, ale nemají zatím veřejnou historii.

Jak to udělat pro mnoho firem najednou

Uvedené kontroly jsou zdarma, ale ruční. Když sestavujete seznam polských distributorů, subdodavatelů nebo zákazníků, chcete mít identifikátory už připojené ke každému záznamu, aby tým mohl ověřit kteroukoli firmu bez přepisování názvů. Každý záznam v seznamech firem bazy.biz nese NIP, REGON a tam, kde existuje, číslo KRS, spolu se zdrojovým rejstříkem a datem poslední aktualizace. Právě to dělá seznam ověřitelným: kterýkoli záznam otevřete v oficiálních rejstřících a uvidíte tutéž firmu. Pokud potřebujete seznam pro konkrétní obor nebo region, popište svůj cíl a odpovíme počtem odpovídajících firem a cenou.

Článek popisuje veřejné rejstříky ke stavu v říjnu 2026 a není právní radou.