Baza archiwów i centrów archiwizacji

Baza archiwów i centrów archiwizacji z Polski

Archiwa i centra archiwizacji pełnią kluczową rolę w przechowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu dokumentacji historycznej oraz bieżącej. Polski system archiwalny obejmuje zarówno archiwa państwowe przechowujące narodowy zasób archiwalny, jak i komercyjne centra oferujące usługi przechowywania dokumentów dla firm i instytucji. Baza danych gromadzi podmioty zajmujące się profesjonalną archiwizacją na terenie Polski.

Baza archiwów i centrów archiwizacji to zbiór polskich instytucji i przedsiębiorstw zajmujących się gromadzeniem, przechowywaniem, opracowywaniem i udostępnianiem dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej.

• archiwa państwowe, archiwa zakładowe, komercyjne centra przechowywania dokumentów,
• dane rejestrowe, kontaktowe, lokalizacja, zakres usług,
• współpraca z firmami i instytucjami, oferty digitalizacji, usługi zarządzania dokumentacją.
• PKD 9101B + 8211Z - Działalność archiwów oraz działalność usługowa w zakresie obsługi biurowej. Obejmuje archiwa państwowe i ich oddziały, archiwa zakładowe i wyodrębnione, komercyjne centra przechowywania dokumentów (records management), firmy digitalizacji i skanowania, firmy niszczenia dokumentów (z certyfikatem DIN 66399), archiwa cyfrowe i repozytoria. Pokrewne klasy: 9101A (działalność bibliotek), 6311Z (przetwarzanie danych - hosting), 8230Z (organizacja konferencji), 1820Z (reprodukcja nośników), 8299Z (pozostała działalność wspomagająca biznes),
• skala: ~30 archiwów państwowych + setki komercyjnych centrów przechowywania w PL; rynek komercyjny dzielony między duże firmy records management (z magazynami wysokiego składowania i digitalizacją) i mniejsze regionalne firmy niszczenia/przechowywania; sektor napędzany regulacjami (RODO, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, jednolite rzeczowe wykazy akt, KPA), digitalizacja pod e-administrację,
• specjalizacje: przechowywanie dokumentacji papierowej (kategorie A i B - okresy retencji), digitalizacja masowa (skanowanie OCR, indeksowanie, OCR z rozpoznawaniem pisma), niszczenie dokumentów (klasy bezpieczeństwa DIN 66399 P-1 do P-7), archiwizacja cyfrowa (długoterminowa, PDF/A, podpis kwalifikowany), zarządzanie dokumentacją medyczną (20-30 lat retencji), brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
• typowe scenariusze: dostawcy regałów archiwalnych (jezdne kompaktowe, stałe), skanerów dokumentowych i produkcyjnych (płaskie, dziełowe A0, do mikrofilmów), oprogramowania DMS/EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) i workflow, niszczarek przemysłowych i mobilnych usług niszczenia, systemów climate control (kontrola wilgotności i temperatury dla zbiorów), ubezpieczenia mienia, audyty zgodności RODO i instrukcji kancelaryjnej.

Do kogo jest skierowana lista archiwów i centrów archiwizacji?

Szczególną wartość baza ma dla dostawców technologii i wyposażenia dla sektora archiwalnego oraz firm poszukujących profesjonalnych usług przechowywania dokumentacji. Bez uporządkowanej listy archiwów musieliby polegać na własnym researchu i rekomendacjach.

Charakterystyka archiwów i centrów archiwizacji jako grupy docelowej

Podmioty objęte bazą stanowią zróżnicowaną grupę pod względem skali działalności, formy prawnej i lokalizacji. Profil odbiorców można doprecyzować przez własną segmentację bazy według dostępnych filtrów (PKD, kategoria, lokalizacja, forma prawna).

Kto szuka bazy archiwów i centrów archiwizacji i dlaczego?

Wspólnym mianownikiem tych podmiotów jest obecność w ekosystemie zarządzania dokumentacją. Oferują technologie, wyposażenie, usługi lub poszukują partnerów do archiwizacji.

Dlaczego archiwa i centra archiwizacji bywają pomijane w prospectingu?

Sektor archiwalny pozostaje poza zasięgiem wielu standardowych działań sprzedażowych B2B. Specyfika branży i jej podział na segment publiczny i komercyjny sprawiają, że dotarcie do archiwów wymaga dedykowanego podejścia.

Te bariery tworzą szansę dla firm dysponujących uporządkowaną bazą i znajomością specyfiki branży. Relacje biznesowe z archiwami są stabilne i długoterminowe.

Co zawiera lista archiwów i centrów archiwizacji?

Dane identyfikacyjne i kontaktowe stanowią podstawę dla działań prospectingowych, a klasyfikacja PKD oraz lokalizacja pozwalają precyzyjnie segmentować odbiorców i dopasować ofertę do profilu klienta.

Skąd pochodzą dane i jak są weryfikowane?

Baza archiwów i centrów archiwizacji powstaje na podstawie kilku kategorii źródeł, które wzajemnie się uzupełniają i pozwalają na weryfikację krzyżową.

• rejestry publiczne i źródła urzędowe,
• strony internetowe instytucji i firm,
• katalogi i źródła branżowe.

Jak aktualne są dane w bazie?

Sektor archiwalny charakteryzuje się wysoką stabilnością podmiotów. Archiwa państwowe działają na podstawie ustawy i mają trwały charakter. Komercyjne centra archiwizacji budują długoterminowe relacje z klientami, co sprzyja stabilności działalności.

Aktualizacja bazy odbywa się cyklicznie na podstawie monitoringu rejestrów publicznych, informacji branżowych oraz weryfikacji stron internetowych archiwów.

Jak możesz segmentować listę archiwów i centrów archiwizacji?

Poniższe przykłady segmentacji odnoszą się do możliwości przygotowania bazy dedykowanej na zamówienie. Gotowa baza umożliwia filtrowanie w zakresie jej standardowych parametrów, natomiast rozszerzona segmentacja (np. według dodatkowych kryteriów operacyjnych lub jakościowych) realizowana jest w ramach usługi indywidualnej.

Segmentacja bazy pozwala wyodrębnić podmioty o profilu odpowiadającym Twojej ofercie i lepiej dopasować komunikację do grupy odbiorców.

Filtry dostępne w bazie obejmują kody PKD, kategorię, lokalizację (miasto, województwo), formę prawną oraz dostępność danych kontaktowych.

Potrzebujesz bardziej precyzyjnej segmentacji? Zaawansowane zawężanie i dobór firm pod konkretną ofertę realizujemy w ramach dedykowanej bazy budowanej pod konkretne potrzeby. Opisz swój profil idealnego klienta B2B, a przygotujemy dedykowaną listę.

Inne nazwy, pod którymi możesz szukać tej bazy

Archiwa i centra archiwizacji funkcjonują pod różnymi określeniami w zależności od typu i kontekstu. Szukając tej grupy docelowej, możesz napotkać odmienne nazwy.

Wszystkie te określenia odnoszą się do podmiotów zajmujących się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją, różniąc się jedynie typem lub zakresem usług.

Dlaczego warto wybrać naszą bazę danych archiwów i centrów archiwizacji?

Baza została przygotowana z myślą o dostawcach wyposażenia i technologii dla sektora archiwalnego oraz firmach poszukujących usług przechowywania dokumentacji. Struktura danych uwzględnia specyfikę branży.

Baza stanowi punkt wyjścia do działań w wyspecjalizowanym segmencie zarządzania dokumentacją. Jej przydatność rośnie wraz z jakością wykorzystania i znajomością specyfiki branży.

RODO i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane w bazie dotyczą instytucji publicznych i podmiotów gospodarczych prowadzących działalność archiwalną. Podstawę prawną stanowi prawnie uzasadniony interes administratora danych obejmujący działania marketingowe kierowane do organizacji.

Przetwarzanie obejmuje dane organizacji: nazwy instytucji i firm, adresy siedzib, numery rejestrowe oraz służbowe dane kontaktowe. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do informacji, sprostowania i sprzeciwu wobec przetwarzania.

Najczęstsze pytania dotyczące listy archiwów i centrów archiwizacji

PKD 91.01.B - Działalność archiwów

Podklasa ta obejmuje

• dokumentacyjną i informacyjną działalność archiwów publicznych świadczona dla ogółu społeczeństwa lub specjalnych grup odbiorców, takich jak: studenci, naukowcy, nauczyciele, członkowie oraz działalność archiwów rządowych: gromadzenie zbiorów, katalogowanie zbiorów, wypożyczanie i przechowywanie książek, map, periodyków, filmów, płyt, taśm, prac artystycznych itp., wyszukiwanie informacji z posiadanych zbiorów itp.

Podklasa ta nie obejmuje:

• archiwizacji i niszczenia dokumentów wykonywanych na zlecenie, sklasyfikowanej w 82.19.Z.